Gemeindenachrichten

Donnerstag, 25.08.2011

„Geht Dir Rat aus, geh ins Rathaus“ lautet die Inschrift auf dem Weingartener Rathaus

Tatsächlich ist Ihr Rathaus ein modernes Dienstleistungs-zentrum, in dem freundliche und kompetente Ansprechpartner Ihnen in Ihren persönlichen Angelegenheiten als Bürger Auskunft geben und weiterhelfen können.

Darüber hinaus erfordert die Verwaltung einer knapp 10.000 Einwohner großen Kommune einen Stab von qualifizierten Mitarbeitern in verschiedenen Sachgebieten. Wir laden Sie ein zu einem Besuch im Rathaus und werden Ihnen an dieser Stelle in lockerer Reihenfolge die dort arbeitenden Menschen und deren jeweiliges Aufgabengebiet vorstellen.

Das Hauptamt

Im Hauptamt arbeiten Oliver Russel als Amtsleiter, Mario Illmann als sein Stellvertreter und Saskia Kirchberg im Vorzimmer des Bürgermeisters.

Ein ganz gewichtiger Posten im Aufgabenfeld des stellvertretenden Hauptamtsleiters ist die Kinderbetreuung. Beginnend bei den Kleinsten ist Mario Illmann zuständig für die Betreuungseinrichtungen aller Altersstufen bis zum 10. Lebensjahr.

Mario Illmann vertritt die Gemeinde, die jede Einrichtung in Weingarten zu einem Großteil finanziert. In erster Linie geht es dabei um die Ausgestaltung der Angebote und die Koordination mit den Trägern von insgesamt 11 Kinderbetreuungseinrichtungen. Aktuell steht z.B. die Fortschreibung der Bedarfsplanung auf dem Tableau. Hier werden die Handlungsanforderungen für die kommenden Monate und Jahre erarbeitet. Ob zum Beispiel die Öffnungszeiten verändert oder ob für unter dreijährige Kinder noch eine weitere Gruppe eröffnet werden muss. Auch die Verträge zum Betrieb der Einrichtungen und die Abrechnung der Betriebskosten gehören in seinen Bereich.

Noch wesentlich stärker betrifft ihn diese Arbeit in der Schulkindbetreuung im Haus Kunterbunt in der Bahnhofstraße und der Ferienbetreuung für Grundschüler. Auf seinen Tisch kommen die Anträge, wenn die Erzieherinnen etwas anschaffen möchten, wenn in den Räumen etwas kaputt gegangen ist oder wenn ein Ausflug gemacht werden soll.

Mario Illmann kümmert sich um die Ausstattung der Räume, die Infrastruktur, den Dienstplan und das Personal – kurz, alles was Geld kostet, muss beantragt werden und wird von ihm bearbeitet und dem Gemeinderat zur Genehmigung vorgelegt. Auf der anderen Seite bearbeitet er auch die Anmeldungen und vergibt Plätze – oder setzt die Nachfrage notfalls auf eine Warteliste.

Dasselbe trifft für den Jugendtreff und den Jugendsozialarbeiter, ebenso die Schule und die Schulsozialarbeiterin, selbstverständlich alles in engem Kontakt mit den jeweiligen Leitungspersonen.

Für alle Bereiche erarbeitet er zunächst die Grundsätze – beispielsweise ab welchem Alter Kinder in die Krippe aufgenommen werden oder wie hoch der Elternbeitrag für das erste und zweite Kind ausfällt.

Eine ganz andere Art von Arbeit erfordert die Geschäftsstelle des Gemeinderates. Mario Illmann schreibt das Protokoll der Sitzungen und verteilt die Tischvorlagen an die Rätinnen und Räte sowie sämtliche eingehende Post. Wo wäre die Betreuung der EDV in besseren Händen? Klemmt mal ein PC, so dürfen die Kollegen ihn um Hilfe rufen.

Oliver Russel ist seit 1984 bei der Gemeinde beschäftigt und seit 2010 im Amt des Hauptamtsleiters.

Der Hauptamtsleiter ist sozusagen „der zweite Mann im Staat“, denn einerseits vertritt er innerbetrieblich den Bürgermeister, andererseits hat er hohe Kompetenzen und einen umfassenden Überblick über die gesamte Verwaltung in allen Bereichen, die das menschliche Zusammenleben betreffen – von der Bildung über die Einhaltung von Recht und Ordnung bis zum Grundbesitz.

Zu seinem weitläufigen Aufgabengebiet gehört zunächst die Leitung der „Allgemeinen Verwaltung“. Das bedeutet, für die Sachgebiete „Kinderbetreuung“, „Schule“, „Sport“ , „EDV“ und „Öffentlichkeitsarbeit“ gibt es zwar spezialisierte Mitarbeiter – die wir bereits vorgestellt haben – aber sie sind ihm unterstellt und er hat letztendlich den Überblick und die Verantwortung. Dasselbe gilt für die Bereiche „Öffentliche Sicherheit und Ordnung“, die das Ordnungsamt betreffen, sowie für das Bürgerbüro. Schlussendlich kennt er sich im Grundbuch- und Liegenschaftsamt aus sowie im Standesamt. Er hat den Durchblick über das Geschehen im Rathaus, aber auch über die Ereignisse „draußen“ und ist daher auch erster Ansprechpartner der Mitglieder des Gemeinderates bei Fragen zu allen Gemeindeangelegenheiten.

Ein eigener Tätigkeitsbereich ist die Gemeindeentwicklungs- und Bauleitplanung. Jede Gemeinde ist eingebunden in ein Netz von regionalen Beziehungen, die in sogenannten „Raumordnungsplänen“ dokumentiert sind. Will eine Gemeinde ein Neubaugebiet für junge Familien oder ein Gewerbegebiet für die Ansiedlung von Unternehmen schaffen, muss sie diese Planungen – den Flächennutzungsplan, den Regionalplan und andere – berücksichtigen. Im örtlichen „Bebauungsplan“ werden dann Details festgelegt. Hier ist eine Schnittstelle zwischen Hauptamt und Ortsbauamt. Sind geeignete Flächen vorhanden, so befinden sich die Grundstücke meist in privatem Besitz. Um diese so „umzulegen“, dass vernünftige Bauplätze daraus entstehen können, sind vom Hauptamt viele Verhandlungen mit Behörden und Eigentümern erforderlich. Mit der ingenieurmäßigen Begleitung beauftragt das Weingartener Rathaus zwar seit vielen Jahren Fachbüros, dennoch hat der Hauptamtsleiter auch hier die Fäden in der Hand.

Der Arbeitstag des Hauptamtsleiters besteht somit nicht nur aus Schreibtisch- und Computerarbeit, sondern auch in vielen Telefonaten, Besprechungen und Terminen innerhalb und außerhalb des Rathauses.

Der elektronische Terminkalender ist das Metier von Saskia Kirchberg. Seit 25 Jahren im Vorzimmer des Bürgermeisters ist sie diejenige, die seinen Tagesablauf koordiniert, betreut und alles im Griff hat. Eingehende Anrufe kommen zuerst auf ihren Apparat. Nach Möglichkeit wird der Anrufer gleich weiterverbunden, wenn nicht, im charmant-professionellen Ton der erfahrenen Vorzimmerdame auf einen Rückruf vertröstet. Mit ihrer immensen Erfahrung ist sie der ruhende Pol, wenn es mal hektisch wird. Sie weiß auch abzuwägen: Kann die Frage mit einer kleinen Auskunft gleich geklärt werden oder ist es eher ein Fall für einen Sachbearbeiter oder ist es ein Anliegen, das dem Bürgermeister direkt vorzutragen ist.

Der Terminkalender ist das A und O eines funktionierenden Tagesablaufs. Wie kann Unvorhergesehenes eingebaut werden? Wieviel Spielraum und spontane Entscheidungen des Chefs lässt der Kalender zu? Was könnte notfalls verlegt oder um eine kurze Zeitspanne verschoben werden und wann geht gar nichts?

Selbstverständlich hat Saskia Kirchberg auch das „Drumherum“ eines Termins im Griff. Geht der Bürgermeister zum runden Geburtstag einer betagten Bürgerin, so braucht er einen Blumenstrauß. In einer Stunde steht eine dienstliche Besprechung an. Hierfür müssen noch Unterlagen kopiert werden. Ist die Tagesordnung für die nächste Gemeinderatssitzung schon geschrieben und in die Postfächer verteilt? Morgen trifft eine Reisegruppe ein, beispielsweise eine Delegation aus Weingarten/Württemberg, und bringt ihren Bürgermeister mit. Sollte im Turmzimmer eine kleine Stärkung gereicht werden? Dann müsste sie noch veranlassen, dass entsprechend Getränke bestellt oder Brezel geordert werden. Bei großen Veranstaltungen, wie beispielsweise dem Bürgerabend, schreibt sie die Einladungen und ist an der Organisation beteiligt.

Natürlich macht Saskia Kirchberg bei solchen Vorbereitungen nicht alles allein; Teamarbeit wird im Rathaus großgeschrieben.

Außerdem versorgt sie den Postein- und Postausgang und ist zur Zeit für die Anmeldung zur Kernzeit- und Hortbetreuung sowie für die Meldung von Versicherungsfällen zuständig.

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